En Estados Unidos, durante el periodo 2017-2018, se reportó que el 28.8% del total de los trabajadores tenía la posibilidad de trabajar desde casa, según el U.S. Bureau of Labor Statistics. Casi todos ellos (24.8%) hizo efectiva esta modalidad de trabajo durante el mismo periodo. Según agencias de investigación en ese mismo país, el crecimiento anual de esta tendencia mantiene una estabilidad del 5% contra año anterior.
En México la historia es diferente. La mayoría de las personas que trabajan desde casa, típicamente, es porque se encuentran realizando trabajo informal, son emprendedores, desarrollan software o diseño gráfico como actividades independientes y complementarias a su ingreso fijo. Son muy pocas las empresas y las industrias en las que la práctica de home office se permite de forma temporal o incluso se implementa de manera oficial.
A lo largo de nuestra más reciente historia hemos experimentado situaciones de crisis, al menos durante los últimos diez años, en donde ha sido necesaria la apertura hacia el uso de nuevas tecnologías y reingenierías de procesos dentro de las empresas y de la vida diaria. La pandemia que atraviesa el mundo en la actualidad es un punto crítico para México que de nueva cuenta está generando retos laborales, profesionales y económicos dentro de un contexto de emergencia sanitaria.
Con base en las recomendaciones y disposiciones del Gobierno Federal, las empresas que no realizan actividades indispensables deben cesar sus labores en corporativos y oficinas a fin de evitar conglomeraciones que faciliten el contagio del Covid-19. Esta medida impactará de forma distinta a cada industria, algunas incluso ganarán más debido a su naturaleza, pero otras seguramente perecerán.
Este es un llamado a la visión de los empresarios y ejecutivos. Estamos atravesando un momento en el que muchas empresas deberán recurrir a la innovación para sobrevivir. Este es el momento de implementar nuevas modalidades de trabajo que antes no considerábamos necesarias. El home office o trabajo desde casa, es una práctica que no está disponible para todos, pero sí para algunos, y hay que sacar el mayor provecho posible. Incluso en compañías que no pueden implementar el home office en su totalidad, es posible hacerlo en algunas áreas administrativas y técnicas.
Independientemente si la actividad empresarial es indispensable o no, estos son algunos puntos que te sugerimos tomar en cuenta para comenzar a implementar esta modalidad de trabajo:
1. Divide las áreas de tu empresa en dos rubros: operativo y administrativo. Operativo es todo aquello que necesitas físicamente para operar tu negocio. Administrativo corresponde a todas las actividades que se realizan detrás de un escritorio y una computadora.
2. Analiza tu rubro administrativo a detalle: funciones, personal y sus responsabilidades, proyectos en marcha, plazos y actividades complementarias.
3. Haz una lista de las funciones y proyectos que potencialmente podrían ejecutarse a distancia, es decir, desde casa.
4. Enlista y detalla todos los requerimientos técnicos que demandan esas actividades: computadoras, discos duros, conexión a internet, teléfono, etc. Para que puedas equipar a tus trabajadores.
5. Entrevista a las personas encargadas de esas actividades para entender el contexto de su hogar y si tuviesen el ambiente necesario para desempeñar sus funciones.
6. ¡Listo! Ya tienes a tus primeros candidatos. Comienza realizando una prueba piloto, ya sea por una semana o unos días y registra todos los aprendizajes y dificultades que hayan enfrentado como equipo más las soluciones que fueron implementadas.
7. No olvides respaldar con documentos laborales la implementación de esta modalidad de trabajo, así como el traslado temporal de equipo de cómputo o administrativo a los hogares de cada trabajador.
8. Establece metas claras que sean alcanzables en el tiempo que estableciste para la prueba piloto y define los indicadores clave de cada objetivo.
9. Implementa métodos de control y seguimiento haciendo uso de todas las herramientas sin costo que están a tu disposición como: Redes sociales, WhatsApp, Skype, Hangouts, Google Drive, Zoom y muchas más.
10. Abre tu mente. El home office no va de la mano con las famosas “horas asiento”, se trata de la generación de valor mediante el logro de objetivos y cumplimiento de metas. Tu meta a largo plazo es volverte más rentable.
Todo cambio requiere capacitación y aprendizaje, pero no hay una fórmula universal. Cada empresa es diferente y sobre todo, cada persona que trabaja en esa empresa es única. Entre más te familiarices con el concepto más hábil te volverás en la implementación y el control de esta modalidad.
Nuestra realidad antes del Covid-19 jamás volverá a ser como la recordamos. Una vez terminada la cuarentena y el aislamiento social volveremos al mundo empresarial de forma gradual y con una realidad evolucionada que poco a poco irá fortaleciéndose y dejando atrás a aquellos que no evolucionaron con ella.